Zwei Wege zum Ziel – aber mit unterschiedlichen Konsequenzen

Die Wahl des richtigen CRM-Systems ist heute eine strategische Weichenstellung. Zwischen der traditionellen On-Premise-Lösung und der modernen Cloud-Variante entscheidet sich nicht nur die IT-Infrastruktur – sondern auch die Flexibilität, Skalierbarkeit und Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens. In diesem Kapitel analysieren wir die Unterschiede, Einsatzszenarien und strategischen Implikationen beider Varianten.

Definitionen: Was bedeuten On-Premise und Cloud-CRM konkret?

• On-Premise CRM: Die Software wird auf eigenen Servern im Unternehmen installiert und betrieben. IT-Ressourcen und Wartung liegen komplett in der eigenen Verantwortung.
• Cloud-CRM: Der Zugriff erfolgt über das Internet – die Software läuft auf Servern des Anbieters. Wartung, Updates und Skalierung übernimmt der Dienstleister.

Direktvergleich – On-Premise vs. Cloud-CRM

Welche Variante passt zu welchem Unternehmen?

• On-Premise CRM eignet sich besonders für:
  • Unternehmen mit sensiblen Daten (z. B. Gesundheitswesen, Finanzsektor)
  • IT-affine Firmen mit eigener Infrastruktur und Fachpersonal
  • Organisationen mit extrem hohen Individualisierungsanforderungen
• Cloud-CRM überzeugt bei:
  • Wachstumsorientierten KMUs mit limitiertem IT-Budget
  • Verteilten Teams & hybriden Arbeitsmodellen
  • Unternehmen, die agile Prozesse und schnelle Skalierung benötigen

Häufige Fragen (FAQ) zum Thema

Was ist sicherer: On-Premise oder Cloud-CRM?
Beide Varianten können sicher sein – entscheidend ist die Umsetzung. On-Premise gibt volle Kontrolle, erfordert aber eigene Expertise. Cloud-Anbieter bieten meist fortschrittliche Sicherheitsstandards, die kleine Unternehmen intern nicht realisieren könnten.

Kann man von On-Premise auf Cloud umsteigen?
Ja, aber der Migrationsprozess erfordert eine gute Planung und die Bereitschaft zur Prozessanpassung.

Key Takeaways

• Die Wahl zwischen On-Premise und Cloud-CRM ist keine rein technische Entscheidung – sie betrifft Budget, IT-Kompetenz und Zukunftsstrategie.
• Cloud-CRM bietet Flexibilität und ist ideal für dynamische Unternehmen.
• On-Premise CRM gibt maximale Kontrolle – aber zum Preis von höheren Anfangsinvestitionen und Wartungsaufwand.

 

 

Vertrauen ist gut – Datenschutz ist Pflicht

Gerade bei sensiblen Kundeninformationen ist der Datenschutz ein zentrales Entscheidungskriterium für oder gegen eine Cloud-CRM-Lösung. Die DSGVO hat den regulatorischen Rahmen in Europa verschärft – doch wie sieht die Praxis aus? In diesem Kapitel beleuchten wir die tatsächlichen Sicherheitsstandards moderner Cloud-CRM-Anbieter und zeigen auf, worauf Unternehmen achten müssen.

DSGVO & Cloud: Ein Spannungsfeld mit klaren Spielregeln

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verlangt, dass personenbezogene Daten nur unter strengen Bedingungen verarbeitet werden dürfen – unabhängig davon, ob sie in der Cloud oder lokal gespeichert sind.

Wichtige Prinzipien:

• Datenminimierung & Zweckbindung
• Transparenz & Dokumentationspflicht
• Rechenschaftspflicht & Nachweisbarkeit
• Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)

Fakt: Anbieter mit Rechenzentren innerhalb der EU (z. B. Frankfurt, Amsterdam) haben klare Vorteile – sie unterliegen direkt der DSGVO.

Sicherheitsstandards bei Cloud-CRM-Anbietern

Moderne Anbieter setzen auf international zertifizierte Sicherheitsmechanismen:

• ISO 27001: Informationssicherheits-Managementsystem
• SOC 2 / Typ II: Prüfbericht zur internen Kontrollstruktur
• Verschlüsselung: Ende-zu-Ende und im Ruhezustand
• Multi-Faktor-Authentifizierung & rollenbasierte Zugriffsrechte

Expertenmeinung (Quelle: Heise.de):
„Viele Cloud-Provider haben heute ein höheres Sicherheitsniveau als klassische Inhouse-Systeme – allein durch permanente Audits, Redundanzsysteme und ein dediziertes Security-Team.“

Risiken & Fallstricke – worauf Unternehmen achten sollten

• US-Cloud-Anbieter & der CLOUD Act: Zugriffsmöglichkeiten durch US-Behörden können problematisch sein
• Fehlende AV-Verträge: Ohne rechtskonforme Auftragsverarbeitung drohen Bußgelder
• „Schatten-IT“: Unkontrollierte Nutzung von Tools außerhalb der IT-Freigabe

Lösung: Bevorzugung von europäischen Anbietern mit DSGVO-zertifizierter Infrastruktur.

Praktische Checkliste für den sicheren Einsatz von Cloud-CRM-Systemen

1. AV-Vertrag abschließen (inkl. TOMs & Löschkonzept)
2. Hosting-Standort innerhalb der EU wählen
3. Rollen- und Rechtekonzept einführen
4. Regelmäßige Datenschutz-Audits durchführen
5. Mitarbeiterschulung zur Datenverarbeitung umsetzen

Häufige Fragen (FAQ)

Ist ein Cloud-CRM DSGVO-konform?
Ja – sofern der Anbieter die Anforderungen der DSGVO vollständig erfüllt und ein AV-Vertrag besteht.

Wie finde ich heraus, wo meine Daten gespeichert werden?
Seriöse Anbieter veröffentlichen ihre Rechenzentrumsstandorte transparent. Im Zweifel hilft eine schriftliche Nachfrage.

Wer haftet bei einem Datenleck in der Cloud?
Primär das Unternehmen, das den Dienst nutzt – nicht der Anbieter. Deshalb sind Datenschutzmaßnahmen essenziell.

Key Takeaways

• Datenschutz ist kein Cloud-Killer – im Gegenteil: moderne Cloud-Anbieter bieten oft bessere Sicherheit als On-Premise-Systeme.
• DSGVO-Konformität hängt nicht vom Speicherort, sondern von Prozessen und Verträgen ab.
• Unternehmen sollten europäische Anbieter bevorzugen und Datenschutz nicht als einmalige, sondern als laufende Aufgabe verstehen.

Günstig ist nicht gleich wirtschaftlich

Bei der Wahl eines CRM-Systems darf der Blick nicht nur auf die Anschaffungskosten fallen – vielmehr geht es um die Total Cost of Ownership (TCO). Ob On-Premise oder Cloud-CRM langfristig günstiger ist, hängt stark von Betriebsmodell, Personalressourcen und Wachstumsstrategie ab. Dieses Kapitel zeigt, wie eine fundierte Kostenbetrachtung aussieht – und worauf Entscheider achten müssen.

TCO verstehen: Was gehört zu den Gesamtkosten eines CRM-Systems?

Direkte Kosten:

• Lizenz-/Abo-Gebühren
• Hardware (nur bei On-Premise)
• Schulungen

Indirekte Kosten:

• IT-Wartung und Support
• Updates und Systempflege
• Personalkosten für Betrieb & Sicherheit

Verborgene Kosten:

• Stillstand bei Systemausfällen
• Komplexe Upgrades (On-Premise)
• Opportunitätskosten durch eingeschränkte Skalierbarkeit

Vergleich: Cloud vs. On-Premise – Wirtschaftlichkeitsmatrix

Beispielrechnung: KMU mit 20 Mitarbeitenden

Szenario 1 – On-Premise:

• Einmalkosten (Lizenzen + Hardware): ca. 25.000 €
• IT-Personal (anteilig): 10.000 €/Jahr
• Wartung & Updates: 3.000 €/Jahr
  5-Jahres-Kosten: ~70.000 €

Szenario 2 – Cloud-CRM:

• Monatlich 30 € pro Nutzer → 7.200 €/Jahr
• Schulungskosten initial: 2.000 €
  5-Jahres-Kosten: ~38.000 €

Fazit: Besonders bei kleinen und mittleren Unternehmen ist das Cloud-Modell wirtschaftlich meist klar im Vorteil – sofern keine Sonderanforderungen bestehen.

Strategische Überlegungen für den Kostenvergleich

• Planbarkeit: Cloud-CRM punktet durch feste monatliche Gebühren.
• Kapazitätsauslastung: IT-Personal wird durch Cloud entlastet.
• Skalierung: Neue Nutzer und Module lassen sich in Sekunden aktivieren.
• Abhängigkeit vom Anbieter: Sollte in die Risikoanalyse einfließen.

Häufige Fragen (FAQ)

Ist Cloud-CRM langfristig wirklich günstiger?
In den meisten KMU-Szenarien: ja – vor allem durch geringeren Wartungsaufwand und höhere Agilität.

Was passiert, wenn wir den Anbieter wechseln wollen?
Datenexport ist meist möglich, aber die Migration muss sorgfältig geplant werden. Manche Anbieter bieten Unterstützung beim Wechsel.

Können sich On-Premise-Systeme noch lohnen?
Ja – bei Großunternehmen mit bestehenden IT-Strukturen, Eigenentwicklungen oder besonderen Datenschutzanforderungen.

Key Takeaways

• Cloud-CRM überzeugt mit niedrigen Einstiegskosten und hoher Planbarkeit.
• On-Premise kann bei langfristigem Betrieb günstiger sein – wenn IT-Ressourcen ohnehin vorhanden sind.
• Die TCO-Betrachtung sollte über mindestens fünf Jahre erfolgen, inklusive Personalkosten und Wartungsaufwand.

 

 

Standard oder Maßanzug?

Ein CRM-System ist kein Solitär – es muss sich reibungslos in bestehende Prozesse, Tools und Systeme integrieren lassen. Besonders für wachstumsorientierte Unternehmen stellt sich die Frage: Welches Modell – Cloud oder On-Premise – bietet langfristig die größere Flexibilität und bessere Integrationsfähigkeit?

Cloud-CRM: Integration auf Knopfdruck

Cloud-basierte CRM-Systeme sind meist API-first konzipiert. Das bedeutet:

• Offene Schnittstellen zu gängigen Tools wie Outlook, Teams, HubSpot, Mailchimp oder DATEV
• No-Code/Low-Code-Plattformen ermöglichen auch Nicht-ITlern einfache Anpassungen
• App-Marktplätze (z. B. Salesforce AppExchange, Zoho Marketplace) bieten fertige Module für unterschiedlichste Anforderungen

Best Practice Beispiel:
Ein mittelständisches Unternehmen integriert sein Cloud-CRM mit einem ERP-System (z. B. SAP Business One) über eine Middleware wie Make oder Zapier – ohne Eigenentwicklung.

On-Premise CRM: Höchste Individualisierbarkeit – aber auf eigene Kosten

On-Premise-Lösungen erlauben in der Regel tiefere Eingriffe in den Code:

• Volle Kontrolle über Datenmodelle und Customizing
• Eigene API-Entwicklung und Backend-Logik möglich
• Hohe Kompatibilität mit internen Systemen – insbesondere bei Branchenlösungen

Aber: Entwicklungs- und Wartungsaufwand steigen exponentiell, besonders bei System-Upgrades oder Personalwechseln.

Vergleichsmatrix: Flexibilität & Integrationsfähigkeit

Integrationsszenarien aus der Praxis

• Marketing & Vertrieb: Anbindung von Newsletter-Tools, Google Ads und Social Media Kampagnen
• Support & Helpdesk: Integration von Zendesk oder Freshdesk
• Finanzen: CRM mit Buchhaltung & Faktura verbinden
• Mobile Nutzung: Zugriff per App, Synchronisation mit Kalender & Tasks

Tipp: Cloud-CRMs bieten meist native Apps und responsive Interfaces – On-Premise-Lösungen erfordern oft separate Entwicklungen.

Häufige Fragen (FAQ)

Wie finde ich heraus, ob ein CRM mit meinem Tool kompatibel ist?
Überprüfen Sie die Dokumentation zur API-Schnittstelle oder suchen Sie im App-Marktplatz nach verfügbaren Integrationen.

Sind Cloud-Integrationen sicher?
Ja – vorausgesetzt, der Anbieter nutzt verschlüsselte Übertragungswege (z. B. HTTPS, OAuth2) und bietet rollenbasierte Zugriffsrechte.

Lassen sich hybride Szenarien realisieren?
Mit Middleware-Plattformen und iPaaS-Lösungen (Integration Platform as a Service) wie MuleSoft oder Zapier ist auch das möglich.

Key Takeaways

• Cloud-CRMs punkten mit einfacher, schneller Integration und geringen Einstiegshürden.
• On-Premise erlaubt maximale Anpassung, ist aber wartungsintensiv.
• Für KMUs bietet Cloud meist das bessere Kosten-Nutzen-Verhältnis bei gleichzeitiger Flexibilität.

Am Ende dieser Analyse steht eine zentrale Frage: Welches CRM-Modell bringt Ihrem Unternehmen den größten strategischen Vorteil? Diese Entscheidung hängt von vielen Faktoren ab – von der IT-Infrastruktur über Sicherheitsanforderungen bis hin zum Budgetrahmen. In diesem Kapitel verdichten wir die wichtigsten Erkenntnisse zu einer praxisnahen Entscheidungshilfe.

Zusammenfassung der Kernerkenntnisse aus den vorherigen Kapiteln