Die Kosten für Gebietsplanungssoftware hängen stark von Unternehmensgröße, Funktionsumfang und Integrationsgrad ab. Kleine Firmen mit wenigen Außendienstlern benötigen oft nur eine Standardlösung, während große Organisationen mit mehreren Hundert Mitarbeitern komplexe Systeme einführen. Die Spannbreite reicht daher von überschaubaren monatlichen Abonnements bis hin zu umfangreichen Projekten mit sechsstelligen Budgets.
Grundsätzlich setzen sich die Kosten aus drei Bausteinen zusammen: Lizenz oder Abonnement, Implementierung und Betrieb. Lizenz- oder Cloudgebühren sind in der Regel transparent kalkulierbar. Anbieter staffeln ihre Preise häufig nach Nutzerzahlen oder Funktionspaketen. Eine Basisversion kann bereits ab einigen Hundert Euro pro Monat verfügbar sein, während Enterprise-Lösungen deutlich höher liegen.
Der größere Kostenblock entsteht meist bei der Implementierung. Hier geht es um Datenmigration, Schnittstellenanbindung und individuelle Anpassungen. Wenn ein Unternehmen zum Beispiel sein CRM und ERP eng verzahnt betreiben will, müssen Schnittstellen entwickelt und getestet werden. Dieser Aufwand kann schnell mehrere Wochen Projektzeit beanspruchen.
Hinzu kommen Schulungen, die nicht unterschätzt werden sollten. Nur wenn Außendienstler und Vertriebsleiter die Software verstehen, entfaltet sie ihren vollen Nutzen. Je nach Unternehmensgröße können hierfür mehrere Trainingstage eingeplant werden. Auch hier entstehen Kosten, die in der Gesamtrechnung berücksichtigt werden müssen.
Im Betrieb fallen schließlich laufende Ausgaben für Wartung, Support und Updates an. Cloudlösungen beinhalten diese Leistungen meist im Abonnement, während On-Premises-Lösungen zusätzliche interne IT-Ressourcen erfordern.
Kosten sollten jedoch immer im Verhältnis zu den erwarteten Effizienzgewinnen betrachtet werden. Ein Beispiel: Wenn durch optimierte Gebiete pro Mitarbeiter zehn zusätzliche Kundentermine im Monat möglich werden, können die Mehreinnahmen die Investition bereits nach kurzer Zeit übersteigen. Damit wird deutlich, dass es weniger um absolute Beträge geht, sondern um das Verhältnis von Aufwand und Nutzen.
