EDI – Electronic Data Interchange

EDI – Electronic Data Interchange 2017-12-18T09:04:04+00:00

Was ist EDI?

Elektronischer Datenaustausch (EDI) ist der Austausch von Computer zu Computer von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen und Rechnungen in einem elektronischen Standardformat zwischen Geschäftspartnern wie Einzelhändler und ihren Lieferanten, Banken und ihren Kunden oder Autohersteller und ihre Teile-Lieferanten. Und egal ob im B2B-Bereich oder eCommerce, die elektronische Kommunikation hat sehr stark die Art und Weise verändert, wie Unternehmen miteinander Business betreiben. Warum? Weil die Übertragung von Rechnungen und Dokumente manuell in das Warenwirtschaftssystem nicht nur viel Zeit in Anspruch nimmt sondern auch Übertragungsfehler zur Folge hat.

Daher ist in vielen Handels- und Industrieunternehmen der EDI Standard zur Pflicht und Grundvoraussetzung der Zusammenarbeit geworden. Auch aufgrund der Tatsache, dass in großen Handels- und Industrieunternehmen täglich oft mehr als 1000 Aufträge abgewickelt werden. Da wäre eine manuelle Verarbeitung bei mehr als 1000 Belegen kaum zu bewerkstelligen. Auch wäre die Fehleranfälligkeit bei der Übertragung von System zu System bei der händischen Übertragung viel zu hoch.

EDI (Electronic Data Interchange) ersetzt Papier-Dokumente durch elektronische Dokumente. Die Daten werden in einem Dokument in einem Standardformat übermittelt, wodurch Sender und Empfänger das Dokument exakt lesen können. Der Vorteil von EDI (Electronic Data Interchange) liegt im Austausch der Daten von Computer zu Computer mit geringer oder gar keiner Einwirkung durch den Menschen. Datenfehler beim Austausch von Standardgeschäftsdokumenten werden durch EDI signifikant reduziert oder komplett eliminiert. Außerdem können durch EDI Geschäfte schneller abgewickelt werden, da elektronische Dokumente automatisch in andere Geschäftssysteme integriert werden können. Die dank EDI bessere Datenqualität beschleunigt den gesamten Transaktionsprozess, da es weniger Fehlerquellen gibt und Arbeiten nicht wiederholt werden müssen.

EDI ist ein von Kommunikationsprotokollen und Übertragungsmedien unabhängiges Datenverarbeitungskonzept mit dessen Hilfe Organisationen elektronische Dokumente mit anderen Organisationen auf der ganzen Welt austauschen können, so lange
dieselben EDI-Standards verwendet werden.

EDI (Electronic Data Interchange) ersetzt Papier-Dokumente durch elektronische Dokumente. Die Daten werden in einem Dokument in einem Standardformat übermittelt, wodurch Sender und Empfänger das Dokument exakt lesen können. Der Vorteil von EDI (Electronic Data Interchange) liegt im Austausch der Daten von Computer zu Computer mit geringer oder gar keiner Einwirkung durch den Menschen. Datenfehler beim Austausch von Standardgeschäftsdokumenten werden durch EDI signifikant reduziert oder komplett eliminiert. Außerdem können durch EDI Geschäfte schneller abgewickelt werden, da elektronische Dokumente automatisch in andere Geschäftssysteme integriert werden können. Die dank EDI bessere Datenqualität beschleunigt den gesamten Transaktionsprozess, da es weniger Fehlerquellen gibt und Arbeiten nicht wiederholt werden müssen.

EDI ist ein von Kommunikationsprotokollen und Übertragungsmedien unabhängiges Datenverarbeitungskonzept mit dessen Hilfe Organisationen elektronische Dokumente mit anderen Organisationen auf der ganzen Welt austauschen können, so lange
dieselben EDI-Standards verwendet werden.

Wann lohnt sich der EDI-Standard im Unternehmen?

Nicht nur für größere Unternehmen ist EDI notwendig, auch für kleine Unternehmen kann die Einführung von EDI die Effektivität der Prozessabläufe erheblich steigern. Ob sich der Aufwand lohnt, hängt stark vom täglich aufkommenden Volumen ab. Bei der Analyse sollte die gesamten Geschäftsprozesse und Dokumente mit einbezogen werden. Typischerweise Bestellung, Bestelleingang, Bestellbestätigung, Entnahmebeleg, Versandmitteilung, Rechnung und Zahlungsbeleg.

Welche Fragen sollten bei der Überlegung von EDI gestellt werden?

Prozessabwicklung:
Wie viel Zeit wird dafür täglich verwendet?
Prozessbeteiligte:
Wie viele Kunden und Lieferanten sind an den spezifischen Prozessen beteiligt?
Zeitersparnis:
Wie viel Zeit kann durch EDI eingespart werden? Können Lieferzeiten verkürzt werden?
Kostenersparnis:
Können durch EDI konkret Kosten gesenkt werden?
Kostensharing:
Tragen die Kunden und Lieferanten die Investition in EDI mit? Zu berücksichtigen sind hier die Dateiformate und das von den Handelspartnern eingesetzte ERP-System.
EDI-Standards:
Welche EDI-Standards werden nach dem Abgleich der Daten mit den Partnern gefordert? Wie kann die weitere Vorgehensweise mit dem IT-Dienstleister sowie die Spezifikation des EDI-Systems in Angriff genommen werden?
Beschaffenheit den EDI-Systems:
Wie ist das EDI-System zu planen? Die Beantwortung dieser Frage hängt von individuellen Faktoren ab. Bei der Entwicklung muss z.B. der zu erwartende EDI-basierte Dokumentenaustausch, die Kapazität der internen Netzwerkstruktur und die Netzverbindungen zu den Handelspartnern geprüft werden.

Wie funktioniert EDI?

Die firmeninterne Anwendung des Lieferanten erzeugt Daten in einem eigenen Format. Der Konverter auf Lieferantenseite bringt diese Daten in ein genormtes Datenformat. Der Konverter der Empfängerseite kehrt das Standard-Format in das Datenformat, das vom dortigen Anwendungsprogramm ausgelesen werden kann. Wichtig ist, dass im Rahmen der EDI-Integration das EDI-System in die existierenden Systeme des Unternehmens integriert wird. Der aufwendigste Schritt ist dabei, die Daten, die von den Handelspartnern benötigt werden, genau wie die EDI-Standards auf den bestehenden Daten abzubilden.

Wie wird EDI im Unternehmen eingeführt?

Nachdem das EDI-System ausführlich getestet wurde, ist es zu empfehlen, das Systems zunächst einer geringen Anzahl an Partnern im Rahmen eines Pilotprojektes zu testen. Dabei sollte zunächst der Fokus auf den Austausch einfacher Dokumente gelegt werden (z.B. Bestellungen). Hat der Pilotpartner dann alle eingehenden Daten korrekt verarbeitet, kann das EDI-System ausgeweitet werden. Sicherlich ist bei den meisten EDI-Systemen die größte Herausforderung die Integration der EDI-Systeme in die bestehenden Anwendungen des Unternehmens, weil die von den Handelspartnern benötigten Daten und EDI-Standards auf den Daten in den bestehenden Systemen abgebildet werden müssen.

Was sind EDI-Dokumente?

Der Schlüssel bei EDI ist die Erstellung standardisierter, elektronischer Geschäftsdokumente.  Ein EDI-Dokument enthält ein Standardformat für Datenfelder, das sowohl Sender als auch Empfänger verwenden (z. B. eine Bestellung). Dadurch kann das Dokument genau von den Systemen an beiden Endpunkten der Transaktion ausgelesen werden, die Informationen werden dadurch sicher ausgetauscht.

Als Dokumentbeispiele zählen:

  • Bestellungen
  • Verkaufsrechnungen
  • Versandmitteilungen
  • Frachtbriefe
  • Zahlungsinstrumente
  • Kontoauszüge
  • Entwurfsspezifikationen
  • Versicherungsforderungen

Welche EDI-Dokumentenstandards gibt es?

Da EDI eine ausgereifte Technologie ist, haben sich zwei Standards bei EDI-Dokumenten etabliert. In den USA
ist ANSI X 12 der führende EDI-Standard. In den restlichen Ländern wird überwiegend der UN EDIFACT Standard eingesetzt, wobei viel investiert wurde, um sicherzustellen, dass beide Standards miteinander kompatibel sind und auch Organisationen EDI-Dokumente austauschen können. Obwohl bei den meisten Organisationen ANSI X 12 und EDIFACT als Standards eingesetzt werden, gibt es noch weitere EDI-Dokumentenstandards, die aufgrund spezifischer Branchen- oder Marktanforderungen entwickelt wurden.

  • ANSI ASC X12
  • EANCOM
  • UN/EDIFACT
  • HIPAA
  • ODETTE
  • RosettaNet
  • SWIFT
  • Tradacoms
  • VDA
  • VICS
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